Wil je graag iets organiseren zoals een buurt- of straatfeest, een braderij of (rommel-) markt, een fiets- of wandeltocht, een sportieve wedstrijd op de openbare weg, een concert of muziekfestival? Bij het evenementenloket van de gemeente Deerlijk kan iedereen terecht die een evenement op poten wil zetten in onze gemeente.
Wat is het digitale evenementenloket?
- Via het digitale evenementenloket (EagleBe- platform) kan elke organisator zijn evenementenaanvraag registreren en het gemeentebestuur de toelating vragen om het evenement te laten plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente.
- Via het digitale invulformulier kan je ook de nodige vergunningen aanvragen. Vb. een afwijking op de geluidsnormen, een machtiging tot schenken van sterke dranken, een vuurvergunning, etc.
- Na registratie van je digitale aanvraag zal het evenementenloket je dossier verder behandelen en de betrokken diensten om advies vragen (politie- en hulpverleningszone, omgevingsloket, …), om daarna de toelating te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Daarna wordt je als organisator op de hoogte gebracht van de beslissing en worden je documenten en vergunningen via het platform bezorgd.
Wanneer heb je een toelating nodig?
- Evenementen die (gedeeltelijk) op het openbaar domein of de weg plaatsvinden, of op publiek toegankelijke plaatsen zoals bijvoorbeeld het park, een speelpleintje, doodlopende straat, parking, …
- Evenementen die (binnen of in de openlucht) op privaat domein worden georganiseerd, maar waar iedereen welkom is (al dan niet tegen betaling van inkomprijs).
- Evenementen waarbij mogelijk lawaaihinder zal veroorzaakt worden, of een grote impact hebben op het verkeer of de openbare weg..
Wanneer dien je een evenementenaanvraag in?
Dien je aanvraag voor een evenement tijdig in zodat het evenementenloket je dossier op een correcte manier kan verwerken. Hou rekening met een maximale behandelingstermijn van:
- 60 dagen voor een standaardaanvraag
- 90 dagen voor sportwedstrijden op de openbare weg
Hoe dien je een evenementenaanvraag in?
- Vul je evenementenaanvraag in via onderstaande knop.
- Hierna kom je op de startpagina van het digitale EagleBe- platform.
- Log in, start een nieuwe aanvraag en je kan vlot het digitale aanvraagformulier invullen en aan het evenementenloket bezorgen.
- Je dient je als burger, vereniging, onderneming of organisator eenmalig te registreren door een account aan te maken. Daarna kan je inloggen met een emailadres en wachtwoord.
- Na registratie van je aanvraag ontvang je een bevestigingsmail en kan het evenementenloket je dossier behandelen.
Dien hier je evenementenaanvraag in
Praktische tips
- Heb je nog geen account en registreer je een aanvraag voor een vereniging? Maak dan een account op naam van de vereniging. Zo is het profiel niet persoonsgebonden en kan het account makkelijk worden overgedragen wanneer je de vereniging verlaat of een andere functie opneemt.
- Organiseer je een wederkerend evenement? Open je account en kopieer de meest recente aanvraag van het evenement, wijzig enkel de noodzakelijke gegevens en dien opnieuw in.
- Hou je documenten bij de hand, zo kan je vlot je aanvraagformulier vervolledigen en alle relevante informatie aan je dossier toevoegen. Vb. inplantingsplan met opgestelde constructies, attesten & keuringsbewijzen, affiche of feestprogramma, aanvraag publiciteitsborden gewestwegen, brandpreventieverslag, …
- Kan je een vraag niet onmiddellijk beantwoorden, of beschik je niet over alle nodige informatie? Sla je aanvraag op en vervolledig het formulier wanneer je alle relevante informatie bij de hand hebt. Bezorg daarna de volledige aanvraag aan het evenementenloket voor afhandeling.
Ben je niet zeker of je toelating moet vragen voor je evenement of is de vooropgestelde behandelingstermijn al verlopen? Lukt het niet om een account aan te maken of ondervind je problemen bij de registratie van je evenement? Neem dan contact op met het evenementenloket en we bekijken samen hoe we je verder op weg kunnen helpen.